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Document Management bei regiocom Cloud- und IT-Services

Digitale Poststelle im Griff Von Papierflut zu klaren Prozessen

 

Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihres Posteingangs – von der Erfassung bis zur gesetzeskonformen Archivierung.

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Document Management bei regiocom Cloud- und IT-Services

Dokumentenmanagement im Griff Von der Pflicht zur Effizienzsteigerung

 

Wir begleiten Sie bei der Automatisierung Ihrer Dokumentenprozesse – von der Verarbeitung bis zur sicheren Ablage.

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Document Management bei regiocom Cloud- und IT-Services

Posteingang im Griff Von der Herausforderung zur Chance

 

Wir übernehmen Ihre Postprozesse – von der täglichen Eingangsbearbeitung bis zur revisionssicheren Archivierung.

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Digitale Poststelle - Dokumentenprozesse für Ihr Unternehmen Vom Posteingang bis zur revisionssicheren Archivierung – wir machen Ihre Dokumentenprozesse digital, sicher und effizient

Die Digitale Poststelle ist im Unternehmen die zentrale Einrichtung für alle eingehenden Dokumente und Daten. Sie wandelt analoge und digitale Post in automatisierte Workflows um und ermöglicht so massive Zeitersparnis sowie mehr Transparenz. Modernste Technologien wie OCR, Künstliche Intelligenz (KI) und RPA treiben diesen Wandel voran. Wir bieten Ihnen eine ganzheitliche Lösung – vom Scannen Ihrer Briefe bis zum sicheren Cloud-Archiv – maßgeschneidert für Energieversorger, Wohnungswirtschaft, öffentliche Verwaltung und weitere Branchen.

Leiter Document Management, Digitale Poststelle, Candy Schlüer-Otto

„Mit der digitalen Poststelle schaffen wir Klarheit und Effizienz im Dokumentenmanagement. Unsere Kundinnen und Kunden gewinnen wertvolle Zeit, reduzieren Kosten und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.“

Candy Schlüer-Otto,
Leiter regiocom Document Management

Jetzt individuelle Gasnetzprüfung starten

Unser Leistungsspektrum für Ihre Dokumentenprozesse

Flexibel, skalierbar und auf Ihre Branche zugeschnitten. Wir bieten ein breites Portfolio für alle Aspekte Ihrer Postbearbeitung:

regiocom Netzdienste - Arbeiten nach DVGW G 468-1 und G 465/466-1 für maximale Sicherheit.

Digitalisierung & Archivierung
GoBD/DSGVO-konforme Speicherung, Ersatzscan nach BSI TR-RESISCAN, PDF/A.

regiocom Netzdienste - Erfahrung aus Millionenprojekten

Posteingang & Inputmanagement
Digitaler Posteingang für Brief, Mail, Portal & Sprachbot, inkl. OCR & KI-Klassifikation.

regiocom Netzdienste bringt modernste Messtechnik zum Einsatz

Postrücklauf-Management
Automatisierte Rückläuferverarbeitung mit Adressrecherche & RPA.

regiocom Netzdienste steht für kompletter Service

Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Digitale Vertrags-, Personal- und Bewerberakten mit Workflows & Volltextsuche.

regiocom Netzdienste mit ausgebildete Gasspürer und QS-Monteure aus eigenem Haus.

Workflowautomatisierung
Digitale Workflows nach BPMN 2.0 für Freigaben & Prüfungen.

regiocom Netzdienste - Erfüllung der Methanverordnung und aller relevanten Prüfzyklen.

Outputmanagement
Multichannel-Versand mit Portooptimierung und Integration digitaler Kanäle.

weitere Details…

Komplexe Dokumentenprozesse? Wir machen’s einfach.

Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen – ob digital oder analog – stehen vor der Herausforderung, große Mengen an Informationen sicher, effizient und rechtssicher zu verarbeiten. Unsere Lösungen decken alle Schritte der Dokumentenverarbeitung ab: Scannen, Klassifikation, Archivierung und Workflow. So eliminieren Sie Papierchaos und schaffen gesetzeskonforme digitale Akten. Mit einer durchgängigen digitalen Postverarbeitung haben Sie jederzeit den Überblick und können Ihr Personal entlasten: Suchen nach Unterlagen gehören der Vergangenheit an.

regiocom Netzdienste-Das Problem erkennen

Posteingang neu gedacht

Intelligente Erfassung aller Eingangskanäle. Ob Briefe, E-Mails, Faxe oder Webformulare – eingehende Dokumente werden zentral erfasst und klassifiziert. Moderne OCR- und KI-Systeme erkennen Inhalte und leiten Dokumente sofort an den richtigen Empfänger weiter. Dadurch entfallen zeitaufwändige manuelle Arbeitsschritte, und wichtige Post geht nicht mehr verloren. Ihr Team erhält alle Informationen sofort digital bereitgestellt und kann schneller auf Kundenanfragen reagieren.

regiocom Netzdienste leistet die Ortung und Bewertung von Gasnetzenstörugnen

Sicher archivieren, schnell finden

Rechtskonforme Archivierung in der regiocom-Cloud. Alle Dokumente werden revisionssicher und DSGVO-konform gespeichert. Moderne Archivsysteme nutzen OCR-Texterkennung (z.B. PDF/A) zur Volltextsuche, sodass Informationen in Sekundenschnelle auffindbar sind. Diese drastisch verkürzten Suchzeiten sparen wertvolle Arbeitszeit und gewährleisten, dass Ihre Daten langfristig sicher und jederzeit verfügbar bleiben.

regiocom Netzdienste - Dokumentation und Nachweis der Störungen

Rückläufer clever managen

Reduzieren Sie Aufwand und Verluste durch smarte Automatisierung. Unsere Lösung verknüpft intelligente Adressrecherche mit RPA-gestützter Verarbeitung von Rückläufern. So verhindern Sie verlorene Forderungen und unnötige Portoausgaben. RPA-Bots arbeiten vielfach schneller als manuelle Verfahren und aktualisieren beispielsweise Ihr CRM automatisch. Das Ergebnis: höhere Erfolgsquoten bei der Nachforschung und spürbare Kostenersparnis.

Details, die den Unterschied machen

Unsere modularen Lösungen lassen sich flexibel an Ihre Geschäftsprozesse anpassen – hier ein tieferer Einblick:

  • Archivierung
  • Posteingang
  • Postrücklauf
  • Dokumentenmanagementsystem
  • Workflowautomatisierung
  • Outputmanagement

1. Archivierung Rechtssicher digitalisieren

Ihre Dokumente – sicher, schnell und jederzeit verfügbar. regiocom bietet revisionssichere, zertifizierte Archivierung in der Cloud. Dank PDF/A-Format und digitaler Signaturen bleiben Beweiskraft und Gesetzeskonformität erhalten.

Gesamtüberblick:

  • REST- und SOAP-APIs sorgen für nahtlose Integration in Ihre Systeme.
  • BSI-konforme Prozesse (TR-RESISCAN/TR-ESOR) und digitale Signaturen sichern die Unveränderbarkeit.
  • Schneller Zugriff: Volltextsuche und strukturierte Ordneransichten ermöglichen sekundenschnelle Dokumentenfindung.
  • Langzeitverfügbarkeit: Redundante Speicherung schützt vor Datenverlust und Ausfällen.

Unser Fokus:
GoBD/DSGVO-Konformität, Revisionssicherheit, digitale Langzeitverfügbarkeit.

regiocom Netzdienste - Arbeiten nach DVGW G 468-1 und G 465/466-1 für maximale Sicherheit.

2. Posteingang Intelligentes Inputmanagement

Alle Eingangskanäle im Griff: E-Mail, Brief oder Spracheingabe – wir automatisieren Ihre Posteingangsprozesse. OCR, KI und Machine Learning erfassen und klassifizieren Informationen automatisch.

Gesamtüberblick:

  • Webformulare, QR-Codes, E-Mail-Postfächer und Sprachportale als digitale Schnittstellen.
  • Spracherkennung und KI zum Extrahieren von Daten aus Texten und Formularen.
  • Klassifikation nach gif-Standards oder kundenspezifischen Regeln.
  • Workflow-Engines beschleunigen Zuweisung und Nachbearbeitung jedes Dokuments.

Unser Fokus:
Kanalvielfalt, Effizienz, vollständige Automatisierung.

regiocom Netzdienste - Erfahrung aus Millionenprojekten

3. Postrücklauf Rückläufer smart verarbeiten

Verlustfrei und automatisiert: Verlorene Forderungen und Doppelportokosten gehören der Vergangenheit an. Unser Service kombiniert Adressrecherche mit RPA für eine automatisierte Rückläuferbearbeitung.

Gesamtüberblick:

  • Intelligente Adressrecherche gleicht Rückläuferdaten mit Referenzsystemen ab.
  • CRM-Updates durch Bots sorgen für aktuelle Debitorenstammdaten.
  • Echtzeit-Monitoring: Sie behalten den Überblick über alle Rückläuferprozesse.
  • Hohe Erfolgsquote: Typischerweise liegen die Ermittlungsergebnisse bei über 75 %.

Unser Fokus:

Forderungssicherung, Prozessautomatisierung, Kostenvermeidung.

regiocom Netzdienste bringt modernste Messtechnik zum Einsatz

4. Effizientes DMS Effizientes Dokumentenmanagementsystem

Alle Akten digital und strukturiert: Verwalten Sie Personal-, Vertrags- oder Bewerberakten zentral und revisionssicher.

Gesamtüberblick:

  • Aktenansichten nach Rollen und Berechtigungen steuern den Zugriff.
  • Automatische Aktenanlage: Dokumente werden beim Eingang direkt der richtigen Akte zugeordnet.
  • Volltextindexierung und KI-gestützte Extraktion beschleunigen die Ablage.
  • Elektronische Signaturen (einfach bis qualifiziert) auf Dokumenten ermöglichen sichere Freigaben.

Unser Fokus:
Prozesskontrolle, Transparenz, Datensicherheit.

regiocom Netzdienste steht für kompletter Service

5. Workflowautomatisierung Prozesse digital abbilden

Freigaben, Prüfungen und Genehmigungen ohne Medienbrüche: Unsere BPMN-2.0-fähigen Workflows digitalisieren Ihre internen Prozesse von A bis Z.

Gesamtüberblick:

  • Ad-hoc, statische und hybride Prozesse in einer Plattform.
  • Eskalations- und Erinnerungsfunktionen stellen termingerechte Freigaben sicher.
  • BPMN-Modellierung in Doxis4: Grafische Abbildung Ihrer Prozesse.
  • Nahtlose Integration: Workflow-Bots kommunizieren automatisch mit Ihren ERP- und Fachsystemen.

Unser Fokus: Skalierbarkeit, Effizienz, Compliance.

regiocom Netzdienste mit ausgebildete Gasspürer und QS-Monteure aus eigenem Haus.

6. Outputmanagement Kommunikation effizient steuern

Korrespondenz systematisch und kostenoptimiert versenden: Wir verbinden Input und Output und schaffen nahtlose Multichannel-Kundenkommunikation.

Gesamtüberblick:

  • Portooptimierung: Intelligente Routen- und Tarifwahl für den Briefversand.
  • Formulardesign und Personalisierung für Ihren Markenauftritt.
  • Anbindung an ERP, DMS, CRM und Serviceplattformen.
  • Multichannel-Output: Versand per Brief, E-Mail oder Self-Service-Portal aus einer Hand.

Unser Fokus:

Optimierte Kundenansprache, Wirtschaftlichkeit, Prozessintegration.

regiocom Netzdienste - Erfüllung der Methanverordnung und aller relevanten Prüfzyklen.

Use Cases: Energieversorger

Herausforderung:
Hohe Kosten und lange Bearbeitungszeiten durch manuelle Posteingangsbearbeitung.

Lösung:
Vollautomatisierung des Posteingangs mit OCR, RPA und sprachgesteuerten Portalen.

Ergebnis:
Sechsfach schnellere Bearbeitungsraten und deutlich geringere Personalkosten.

Use Cases: Wohnungswirtschaft

Herausforderung:
Uneinheitliche Klassifikation und Ablage von Dokumenten erschwert die Verwaltung.

Lösung:
Einführung einheitlicher Klassifikationsstandards (z. B. nach gif) und zentraler Cloud-Archivierung.

Ergebnis:
Einheitliche Prozesse, blitzschnelle Recherche durch Volltextsuche und bis zu 90 % Platzersparnis im Archiv.

Use Cases: Öffentliche Verwaltung

Herausforderung:
Viel Zettelwirtschaft und fehlende Transparenz behindern digitale Aktenführung.

Lösung:
Einführung eines DMS mit durchgängigen Workflows und revisionssicherer Archivierung.

Ergebnis:
Digitale Aktenführung, beschleunigte Freigaben (Beispiel: 80 % Zeitersparnis bei Rechnungen) und verbesserter Bürgerservice durch ortsunabhängiges Arbeiten.

to be continued….

Sie möchten Ihre Dokumentenprozesse digitalisieren, automatisieren oder vereinfachen? Wir beraten Sie gern individuell und unverbindlich.

Leiter Document Management, Digitale Poststelle, Candy Schlüer-Otto

Candy Schlüer-Otto

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